5510 Sayılı Kanun’un 86. maddesinde; “Aylık prim ve hizmet belgesi veya muhtasar ve prim hizmet beyannamesi işveren tarafından verilmeyen veya çalıştıkları Kurumca tespit edilemeyen sigortalılar, çalıştıklarını hizmetlerinin geçtiği yılın sonundan başlayarak beş yıl içerisinde iş mahkemesine başvurarak, alacakları ilâm ile ispatlayabilirlerse, bunların mahkeme kararında belirtilen aylık kazanç toplamları ile prim ödeme gün sayıları dikkate alınır” denilmektedir. Hizmet tespit davalarında görevli mahkeme, iş mahkemeleri olup, mahkeme kararlarına yapılan itirazlar sonrası kesin karar Yargıtay nezdinde verilmektedir.
 
5510 sayılı Kanun’un 102. maddesinde sigortalı hizmetlerinin aylık prim hizmet belgesinde bildirilmediği veya eksik bildirildiğinin mahkeme kararı ile tespit edilmesi durumunda, belgenin asıl veya ek nitelikte olup olmadığı, işverence düzenlenip düzenlenmediği dikkate alınmaksızın, aylık asgari ücretin iki katı tutarında, idari para cezası uygulanacağı hükme bağlanmıştır.
 
Sigortalılar tarafından kazanılmış hizmet tespit davalarında, işverenlerin sigortalıları için SGK’ya sunmuş oldukları ek/asıl aylık prim ve hizmet belgelerinin İş Mahkemesi karar tarihinden sonra, Yargıtay tarafından kesinleşme tarihinden önce verilmiş olması durumunda uygulanacak idari para cezasının belge başına 2 asgari ücret mi, yoksa ek belgede 1/8, asıl belgede 1/5 mi olacağına dair Sosyal Güvenlik Merkez Müdürlükleri’nde tereddüt hasıl olduğu, buna göre farklı uygulamaların söz konusu olduğu gözlemlenmektedir. Sosyal Güvenlik Kurumu en son vermiş olduğu görüşte bu tür durumlarda (aylık prim ve hizmet belgelerinin İş Mahkemesi karar tarihinden sonra, Yargıtay tarafından kesinleşme tarihinden önce verilmiş olması durumu) uygulanacak cezanın asıl belgede 1/5, ek belgede 1/8 olması gerektiği, 2 asgari ücret uygulanmasının yerinde olmayacağını değerlendirmiştir.
 
Bununla birlikte konu Yargıtay’a taşınmış ve Yargıtay kararı sigortalının hizmetinin olduğuna yönelik kesinleşmişse bu durumda aylık asgari ücretin iki katı tutarında idari para cezası uygulanacaktır.
 
Nüfus kayıtlarında e-Devlet belgelerinin geçerliliği
 
İşverenler, gerek kamu kurumlarına karşı olan yükümlülüklerin yerine getirilmesinde gerekse de iş ilişkisinin hukuki geçerliliğe bağlanması amacıyla özlük dosyası tutmaktadırlar.
 
Özlük dosyasında çalışanlara ait kişisel veriler yer almakta olup özellikle temel işlemlerde nüfus bilgileri kullanılmaktadır.
 
2008 yılından itibaren aktif kullanıma açılan e-Devlet sistemi, vatandaşların kamu idarelerine kolay erişimini sağlamakta ve kendilerine ait bilgilere ulaşabilmektedirler. Çalışanlar, kamu idarelerinde zaman kaybı yaşamamak adına özlük dosyasında istenen belgeleri e-Devlet üzerinden temin edebilmektedirler.
 
e-Devlet sistemi üzerinden alınan belgelerin hukuki geçerliliği konusunda tereddütler yaşanmış olmakla birlikte barkodlu ve elektronik imzalı belge sayesinde bu tereddütler ortadan kaldırılmıştır.
 
24.02.2017 tarihinde yayınlanan Resmî Gazete’de Nüfus Hizmetleri Kanunun Uygulanmasına İlişkin Yönetmelik’te değişiklik yapılarak nüfus belgeleri geçerliliğine yönelik düzenleme yapılmıştır. Buna göre, vatandaşlar kendilerine, alt ve üst soylarına veya velayeti altında bulunan kişilere ait yerleşim yeri belgelerini sorgulayabilir ve e-Devlet üzerinden çıktı alabilir gerekli kurumlara verebilirler. E-Devlet üzerinden alınan nüfus bilgilerine ait belgeler, kamu kurumundan alınan belgelerle aynı hukuki değerde olacaktır.
 
Dolayısıyla çalışanların e-Devlet üzerinden alacakları nüfus bilgileri, resmi ve hukuki bir belge olarak kabul edilebilir; bu şekilde özlük işlemlerinde zaman kaybı ortadan kaldırılabilir.